I de litt rare tider vi går gjennom nå er det en ting vi bør være litt flinke på, nemlig å dele litt erfaringer og hjelpe hverandre. I dag har jeg sittet i videokonferanser med folk som jobber med beredskap og risikovurdering i flere andre selskaper. VI har villig vekk delt informasjon og tips om hvordan vi best mulig holder oppe produktiviteten i virksomhetene våre i den situasjonen vi er i.
Sammen med det arbeidet vi alle legger ned for å begrense smitten mellom mennesker er det å holde oppe produktiviteten på arbeidsplassene våre noe av det aller viktigste vi gjør i denne nasjonale dugnaden vi er på vei inn i. Samfunnet er avhengig av et næringsliv som fungerer slik det skal. All vår velferd bygger på den verdiskapingen som skjer i næringslivet. Og næringslivet er dønn avhengig av de velferdstjenestene som produseres av offentlig sektor. Uten dem kan ikke næringslivet skape noe som helst.
Det viktigste du kan gjøre for det norske samfunnet akkurat nå er derfor å dra frem noe av din protestantiske etikk og legge inn et ekstra gear slik at jobben din ikke taper for mye på det som nå skjer. Gjør du det bidrar du også til å dempe effekten epidemien og smitteverntiltakene vil ha på norsk økonomi.
I dag har jeg – som jeg gjør nokså ofte nå om dagen – sendt ut en oppdatering til våre ansatte med noen tanker om hva man bør passe på. I tråd med ønsket om at vi som bedrifter og privatpersoner bør gjøre mer for å dele erfaringer og bygge hverandre opp deler jeg (det meste av) denne meldingen her. Jeg har tatt ut noen punkter som er veldig interne for vår arbeidsplass men forsøkt å beholde det meste.
Om noen skulle finne noe av det jeg skrev til våre relevant i egen virksomhet: STEAL WITH PRIDE <3
Koronaupdàte
Hei alle sammen,
Vi kommer nå med noen nye oppdateringer rundt koronasituasjonen.
Som de fleste nok har fått med seg satte myndighetene i går inn forsterkede tiltak. De tiltak som nå er satt i verk innebærer de kraftigste innskrenkningene i vanlige borgeres handlefrihet som er gjennomført i Norge i fredstid:
- Stengning av alle utdanningsinstitusjoner fra barnehager til universiteter
- Forbud mot kulturarrangementer
- Forbud mot idrettsarrangementer og organisert idrettsaktivitet både innendørs og utendørs
- Vedtak om stengning av alle treningssentere
- Vedtak om stengning av alle(!) virksomheter i serveringsbransjen med noen snevre unntak
- Vedtak om stengning av alle svømmehaller, badeland og lignende
- Vedtak om stengning av alle virksomheter som tilbyr personlig pleie (eksempelvis frisører)
Tiltakene skal vurderes på ny 26. mars. Det er da overveiende sannsynlig at de vil bli videreført uendret eller ytterligere styrket.
Den oppdaterte risikovurderingen fra Folkehelseinstituttet som ble utgitt i går gir indikasjoner på at situasjonen kan vare lenge. Om vi som samfunn lykkes med å flate epidemikurven ned estimerer FHI at det vil være mulig å forsinke spredningen slik at epidemien når høynivå først i mai. Dette er imidlertid svært usikkert og epidemiens høynivå kan komme både før og siden. I enkelte scenarier vil den da vare i flere måneder.
I beredskapspanleggingen vår innebærer det at vi nå planlegger for en situasjon hvor skolene vil være stengt og ansatte må jobbe på hjemmekontor til og med sommerferien og muligens også en stund utover høsten. Det er ikke på noe vis gitt at det blir slik, men vi må planlegge for det slik at vi er forberedt om det skulle bli slik.
Det arbeid vi hittil har gjort har fungert «overraskende» bra. De fleste er allerede oppe og går på hjemmekontor med fungerende telefonisløyfer og tilganger. Det er fortsatt utfordringer med tilganger for enkelte halesystemer, men disse løses fortløpende. Sammenlignet med mange andre selskaper vi har kontakt med ligger vi langt foran på kurven. Det er flere sammenlignbare virksomheter som har under halvparten av ansatte operative nå. At det har gått så bra skyldes i stor grad to ting:
- Vi har det siste halvåret gjennomført en betydelig oppgradering og forbedring av vår tekniske plattform for å gjøre den robust. […] Det har gjort at vi nå har en robust plattform som nå er i stand til å ta unna en måte å jobbe på som kun var et ønskemål for kun kort tid siden. Alle de som har jobbet lange timer det siste halve året med å oppgradere plattformen vår fortjener en takk i dag. Det er på grunn av dem du nå kan sitte hjemme og lese denne meldingen.
- Det har vært gjort et veldig godt og selvgående beredskapsarbeide i linjen. Som beredskapsansvarlig på konsernnivå har jeg de siste dagene vært nødt til å be [ENHETSNAVN] og andre om å utarbeide risikovurderinger og planer for ting som nå kan skje de kommende ukene eller lister over nøkellfunksjoner etc. Imponerende ofte har svaret vært noe i denne retning: «Sender den over. Vi lagde den forrige uke.» De ledere og medarbeidere som har deltatt i beredsskapsarbeidet i de forskjellige linjene fortjener også en stor takk fra alle sammen. Det er de som gjør at vi som virksomhet kommer til å klare seg helt fint gjennom denne situasjonen. Spesielt [ENHETSNAVN] fortjener virkelig skryt for det meget gode beredskapsarbeidet som er lagt ned der.
Vi går nå inn i en ny fase. I denne fasen skal vi gå over fra kriserespons til en ny normal. I den nye normalen skal vi som selskap klare å levere akkurat like bra- eller om mulig ennå bedre – tjenester til våre kunder og samarbeidspartnere som vi ville gjort om vi satt på Brynseng og savnet rent vann.
Det setter noen krav til oss som medarbeidere og som grupper.
Oppfør deg som om du er i karantene
Vi har nå [X] ansatte i karantene. Ingen av disse har symptomer. De fleste av dem er sannsynligvis ikke smittet, men er satt i karantene ut fra et føre-var perspektiv. Vi vil ikke at de skal bli smittebærere og unødvendig forlenge og forverre utbruddet. Vi er ikke bare ansatte. Vi er også samfunnsborgere. Vi har alle et ansvar for å begrense smittebæring av hensyn til de som er i risikogruppene for komplikasjoner. Føre-var prinsippet gjelder ikke bare dem som er i karantene, men alle ansatte og agenter. Det betyr at vi alle må oppføre oss så nært det vi ville ha gjort om vi var i karantene som det er praktisk mulig.
Det innebærer:
- Begrens i så stor grad direkte sosial kontakt med alle andre enn husholdningens medlemmer for alle medlemmer i husholdningen. Dette gjelder også barna og deres kontakt med venner.
- Bruk barnevakt kun når det er nødvendig og bruk aldri noen i risikogrupper som barnevakt om barnevakt skulle være nødvendig. Vi arbeider i et selskap som lever av å være best på å vurdere risiko. Det er å utsette folk for helt uakseptabel risiko.
- Har du vært i utlandet skal du nå i karantene. VI tror vi har oversikt over alle ansatte som har returnert til landet etter midten av februar. Om du leser dette, har kommet hjem til Norge etter 26. februar og ikke har fått instruksjoner ta direkte kontakt med meg. Du er da i lovbestemt karantene etter smittevernloven fra klokken 18:00 i går kveld. Å bryte karantenebestemmelsene er forbundet med straffeansvar.
- I motsetning til hva Staten har gjort med helsepersonell har ikke vi hjemmel til å forby våre ansatte å reise ut av landet. Noter dere at Staten har forbudt alle utenlandsreiser for helsepersonell og at vi også ville forbudt det om vi hadde hatt lovhjemmel. Vurder så om det er i tråd med å jobbe i et selskap som skal være best på risikovurderinger å ta den turen i påsken eller om det er best å bli hjemme. Om du velger å dra tar jeg gjerne en prat med deg om den vurderingen ca tre uker etter at du kom hjem.
- Merk deg at poenget over også gjelder fritidsreiser internt i Norge. Dette er ikke rett tid for å dra på hytta i Hemsedal.
Dette er en tid for rutiner.
Den perioden vi nå går inn i kan gi opphav til brakkesyke for enkelte. Det er ikke bare dårlig for vår produktivitet som ansatte, men påvirker også livskvalitet negativt. Selv om man jobber hjemme kan man – om dette varer lenge – utvikle noen av de samme symptomene man ser hos mennesker som på grunn av arbeidsledighet eller sykdommer har falt utenfor arbeidslivet. Når vi er «isolerte» fra verden rundt oss er rutiner ekstremt viktig. Alle enheter bør ha faste møter på faste tidspunkter som er obligatoriske. På disse møtene bør det som hovedregel benyttes video slik at vi ser hverandre.
Som enkeltpersoner bør vi følge noen tydelige rutineråd.
Innfør faste morgenrutiner som utføres til samme tid hver morgen før arbeidsdagen begynner og fortsett slik gjennom dagen.
I vår familie har vi nå innført daglig morgenmøte 0730 hvor barn og voksne forteller hva de skal gjøre i dag og om det er noe de har behov for av hjelp fra de øvrige familiemedlemmer for å klare gjennomføre det som står på planen i dag. Barnas hjemmeskole kjøres hos oss i stor grad som videoundervisning med oppgaver som skal presenteres for oss voksne. Disse presentasjonene skjer til samme tider hver dag. Vi har to turer utenfor huset (turer uten innlagt sosialisering eller handling) hver dag hvorav den ene er i tempo som gjør at den teller som gymnastikk for barna. Dette skjer også til faste tider hver dag. Hver kveld har vi familieråd på samme tidspunkt for å gå gjennom dagen.
Det er ikke gitt at det er riktig for dere og deres familier, men den forskning vi har på kontaktfravær viser at det som gjør det vanskelig er når rutinene kollapser og dager / tidspunkter flyter inn i hverandre. Får man på plass gode og konsekvente rutiner tidlig er det mye lettere å følge dem om dette trekker ut. Erfaringsmessig er det mye vanskeligere å få rutinene på plass om det har fått lov til å skli ut. La klokken være din venn i den tiden vi nå går inn i.
Hos oss bruker vi nå Microsoft Teams som hovedkanal for koordinering og kommunikasjon. Google Meet er også tilgjengelig for dem som har behov for det i ekstern kundekontakt. Bruk disse fremfor telefon.
Noen etiketteregler om møter:
Begrens multitasking om du er i møte med kolleger. Det at dere er remote betyr ikke at du kan være gratispassasjer i møter og egentlig svare mail. Er du i møte så er det det du er.
Bruk video om det er mulig. Møtene blir bedre når folk kan se hverandre. Audio only skal være et unntak og kun brukes når video er upraktisk.
Vær ennå flinkere enn vanlig til å tydelig beskrive i innkallingene hva som er hensikten med møtet, hvorfor de ulike deltakerne er innkalt og hva som forventes av output fra møtet. Vær rask etter møtet med å oppsummere hvilke aksjonspunkter og beslutninger som kom ut fra møtet. Sørg for at alle aksjonspunkter kommer seg inn i Planner / MS To-Do eller andre verktøy dere bruker i de ulike prosjekter / linjer.
Respekter kollegaene dine – organiser effektive møter
Hos oss bruker vi nå Microsoft Teams som hovedkanal for koordinering og kommunikasjon. Google Meet er også tilgjengelig for dem som har behov for det i ekstern kundekontakt. Bruk disse fremfor telefon.
Noen etiketteregler om møter:
- Begrens multitasking om du er i møte med kolleger. Det at dere er remote betyr ikke at du kan være gratispassasjer i møter og egentlig svare mail. Er du i møte så er det det du er.
- Bruk video om det er mulig. Møtene blir bedre når folk kan se hverandre. Audio only skal være et unntak og kun brukes når video er upraktisk.
- Vær ennå flinkere enn vanlig til å tydelig beskrive i innkallingene hva som er hensikten med møtet, hvorfor de ulike deltakerne er innkalt og hva som forventes av output fra møtet. Vær rask etter møtet med å oppsummere hvilke aksjonspunkter og beslutninger som kom ut fra møtet. Sørg for at alle aksjonspunkter kommer seg inn i Planner / MS To-Do eller andre verktøy dere bruker i de ulike prosjekter / linjer.
Vær sosial – på Teams
Vi har i noen team nå eksperimentert med åpne møtekanaler. Dette fungerer på det vis at vi oppretter et repeterende heldagsmøte (som settes som ledig i kalenderen) på Teams for enkeltgrupper. Den åpne kanalen står da åpen gjennom hele dagen med lyd, video og tilgjengelig chat / dokumentdeling. I de teamene som har forsøkt dette logger da folk på den åpne kanalen om de ikke er i andre møter og har den gående i bakgrunnen. Erfaringen er at dette for de fleste fungerer godt som erstatning for kaffemaskinavklaringer – altså de som ikke krever møte. Gjennom dagen poster folk små spørsmål eller deler kjappe tips om ting de har oppdaget.
Dette vil fungere ulikt i ulike team og alle må finne sin form, men det er i alle fall et klart tips om noe som har fungert godt for mange.
Videre informasjon
Vi kommer til å legge ut slike oppdateringer jevnlig så lenge vi er i beredskap. Neste oppdatering kan forventes mandag ettermiddag.
Artikkelen er hentet fra www.bardstandal.no og gjengitt med forfatterens tillatelse.
